Суммированный учет рабочего времени

В соответствии со ст. 100 ТК РФ при организации трудового процесса работодатели вправе прибегнуть к ежедневной пятидневной работе с двумя выходными днями, ежедневной шестидневной работе с одним выходным днем, рабочей неделе с предоставлением выходных дней по скользящему графику, а в соответствии со ст. 104 ТК РФ — к суммированному учету рабочего времени.

Суммированный учет рабочего времени - вынужденная мера, обусловленная невозможностью составления графиков работы в полном соответствии с установленными ст. 91 и 92 ТК РФ нормальной и сокращенной ежедневной и (или) еженедельной продолжительностью рабочего времени в силу особенностей деятельности организации и производственного процесса.

Например, при установлении режима работы «сутки через трое», «два рабочих дня через два дня» и т.п. количество рабочих часов в одной неделе будет превышать норму, а в другой - не доставать до нормы.

Очевидно, что в большинстве случаев аналогичная ситуация будет складываться и по итогам каждого отдельного месяца (даже не производя специальный подсчет, можно предположить, что количество рабочих часов по графику в январе будет избыточным, а в марте, августе, октябре - недостаточным). По общим правилам «лишние» часы признаются сверхурочными и оплачиваются в повышенном размере - ст.152 ТК РФ, а за недостающие часы работодатель должен выплатить работнику средний заработок - ст.155 ТК РФ.

Для того чтобы избавить работодателя от явно избыточных выплат, законодатель предусмотрел возможность установления суммированного учета рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени:

- устанавливается определенный календарный период (месяц, квартал, год или иной), который называется учетным периодом, за который количество рабочих часов по графику максимально приближается (а в идеале совпадает) к количеству рабочих часов по Производственному календарю;

- расчетным путем устанавливается продолжительность (нормальная или сокращенная) рабочего времени на учетный период в целом;

- графики работы составляются таким образом, чтобы за учетный период в целом соблюдалась установленная продолжительность рабочего времени; при этом продолжительность рабочего времени в отдельных неделях, месяцах, входящих в учетный период, может отклоняться от установленной Произ­водственным календарем как в большую, так и в меньшую сторону.

Учетный период не может превышать (ст.104 ТК РФ):

- 12 месяцев (один год) - в общем случае;

- 3 месяца - для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Продолжительность учетного периода может быть увеличена до одного года отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором, если по причинам сезонного и (или) технологического характера для отдельных категорий работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена в течение учетного периода продолжительностью три месяца;

- 1 месяц-для водителей автомобилей.

Продолжительность учетного периода может быть увеличена до трех месяцев по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, а при ее отсутствии - с иным представительным органом работников (п.5 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного Приказом Минтранса России от 16.10.2020 № 424).

На перевозках пассажиров в курортной местности в летне-осенний период на других перевозках, связанных с обслуживанием сезонных работ, учетный период может устанавливаться продолжительно­стью до 6 месяцев.

При установлении учетного периода (с условием соблюдения указанных ограничений) следует помнить:

- чем период короче, тем легче формировать графики и производить расчеты с работниками;

- лучше (меньше проблем), когда учетный период кратен календарным месяцам;

- следует избегать ситуаций, в которых количество рабочих часов по графику оказывается меньше нормы рабочего времени на учетный период. Если такое случается, то учетный период целесообразно (с учетом ограничений, установленных законодательством) удлинить.

Норма рабочего времени рассчитывается по общим правилам:

- на учетный период (месяц, квартал, год);

- с начала учетного периода по последний день действия трудового договора - в случае увольнения работника в течение учетного периода. При этом не имеет значения, что день увольнения (последний день работы) может прийтись на выходной день по Производственному календарю или наоборот;

- со дня вступления в силу трудового договора до окончания учетного периода - в случае заключения трудового договора в течение учетного периода;

- со дня вступления в силу по последний день действия трудового договора - в случае приема на работу и увольнения работника в течение одного учетного периода.

На практике это может означать, что у работника, принятого на работу (уволенного) в течение учетного периода, могут возникнуть индивидуальные отклонения от нормы рабочего времени (недоработка или сверхурочные часы), если он включен в уже действующий с начала учетного периода график.

Норма рабочего времени уменьшается на время, когда работник освобождался от работы по причинам, установленным действующим законодательством.

«Освободить от работы» - разрешить работнику отсутствовать на рабочем месте в течение времени, которое является рабочим в соответствии с его графиком (режимом) работы.

Например, если в соответствии с графиком в данный день работник должен отработать 12 часов, то в случае его отсутствия на рабочем месте по уважительной причине (работник освобожден от работы работодателем, издавшим приказ о предоставлении работнику отпуска; врачом, выдавшим листок нетрудоспособности и т.д.) норма рабочего времени на учетный период уменьшается на 12 часов.

Например: в организации ведется суммированный учет рабочего времени. Учетный период - календарный год.

Норма рабочего времени на учетный период (для 40-часовой рабочей недели) - 1979 часов.

В соответствии с графиком (два рабочих дня / два выходных) работник в течение учетного периода должен отработать 180 смен по 11 часов - 1980 часов (количество «заложенных» в график сверхурочных часов -1).

В течение учетного периода работник освобождался от работы по следующим причинам:

ежегодный оплачиваемый отпуск - 28 календарных дней. В соответствии с графиком на период отпуска приходится 14 рабочих смен - 154 часа (11 ч. х 14);

временная нетрудоспособность - 10 календарных дней. В соответствии с графиком на период болезни приходится 4 рабочие смены - 44 часа (11 ч. х 4);

временная нетрудоспособность - 10 календарных дней. В соответствии с графиком на период болезни приходится 6 рабочих смен - 66 часов (11 ч. х 6).

Скорректированная норма рабочего времени на учетный период:

1979 ч. - 154 ч. - 44 ч. - 66 ч. = 1715 ч.

Фактически отработаны 156 смен (180 - 14 - 4 - 6) -1716 часов (11 ч. х 156). Количество сверхурочных часов по итогам учетного периода: 1716 ч. - 1715 ч. = 1 ч.

Фактическая продолжительность рабочего времени для данного работника устанавливается графиком

Графики работы должны составляться таким образом, чтобы в целом за учетный период количество рабочих часов, предусмотренных графиком, совпадало с нормой рабочего времени, установленной Производственным календарем на этот период (это соответствует положениям ст.104 ТК РФ).

Действительно, при составлении графиков работы (при определении режимов рабочего времени) работодатель обязан сделать все возможное для того, чтобы работник, работая по графику, отработал за учетный период установленное Производственным календарем нормальное количество часов.

Но следует признать: составить график, в котором количество рабочих часов строго соответствует норме, получится не у всех и не всегда.

При суммированном учете рабочего времени количество рабочих часов, предусмотренных графиком, может быть больше нормы, установленной на учетный период.

Не рекомендуется составлять график таким образом, чтобы количество рабочих часов было меньше нормы, установленной на учетный период.

Поскольку размер оплаты труда непосредственно связан с количеством отработанного времени, в случае если график работника составлен таким образом, что норма рабочего времени не выполняется, работник теряет (не имеет возможности получить) часть заработной платы. Это недопустимо.

Когда работодатель не может загрузить работника полностью, возможны следующие варианты:

работнику устанавливается уменьшенная норма рабочего времени (ст. 91 ТК РФ позволяет устанавливать любую продолжительность рабочей недели не более 40 часов);

разница между нормой и количеством рабочего времени по графику работника признается временем, когда работник не исполняет трудовые (должностные) обязанности по вине работодателя (ст. 155 ТК РФ).

Обратите внимание!

Если согласно локальному нормативному акту нормальная продолжительность рабочего времени составляет менее 40 часов в неделю, то работнику должна быть начислена заработная плата в полном размере, указанном в трудовом договоре, когда месяц отработан полностью согласно установленной в организации продолжительности рабочего времени. При этом работа, выполненная сверх «локальной» нормы, считается сверхурочной и должна оплачиваться в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ.)